La mejor innovación que he visto empezó con un Excel mal nombrado

Sí, lo leíste bien.

No fue una gran inversión. No vino de Silicon Valley. Ni salió de un laboratorio con gente en batas blancas.

La mejor innovación que he visto nació con el archivo “final_v2_ok(ahora sí).xlsx”. Ese archivo, con fórmulas rotas, pestañas duplicadas y colores aleatorios, escondía una verdad: ahí estaba el sistema informal que movía toda una operación.

Y lo que muchos veían como un caos, yo lo vi como una oportunidad.

🗂️ Los sistemas informales son las venas de las empresas
En cada empresa hay dos versiones de la realidad:

La oficial: manuales, organigramas, indicadores, herramientas.
La real: el Excel donde se lleva la operación, el WhatsApp donde se decide todo, los atajos que conoce solo el personal clave.

Nos obsesionamos con lo formal y desestimamos lo informal. Pero lo informal es donde vive la acción. Es donde se encuentran las soluciones reales. Donde nace la creatividad… y también el caos.

Ese archivo Excel mal nombrado puede ser:

El inventario más actualizado.
El calendario que de verdad se cumple.
La bitácora que anticipa problemas antes que cualquier sistema.
La única fuente confiable de un área entera.

🔍 Cuando empecé a observar con otros ojos
Recuerdo la primera vez que pedí un mapeo de procesos. Me entregaron un diagrama hermoso, con colores y símbolos. Pero nada coincidía con lo que realmente pasaba en el terreno.

Entonces fui al lugar donde “de verdad sucede todo”: el archivo compartido que todos temen tocar… pero del que nadie puede prescindir.

Ahí estaban las macros que alguien programó sin permiso. Los filtros manuales que definían prioridades. Los comentarios que servían como bitácora de gestión. Los errores acumulados que hablaban de un sistema frágil… pero funcional.

Y me pregunté: ¿y si en vez de imponer un nuevo sistema, construimos sobre esto?

🔧 La innovación no siempre se ve como tú esperas
Ese fue el punto de partida para rediseñar un proceso completo en una empresa industrial. No empezamos con software. No empezamos con consultores externos.

Empezamos con ese Excel.

Lo limpiamos.
Lo organizamos.
Lo convertimos en una base de datos estructurada.
Lo enlazamos a un dashboard en tiempo real.
Creamos flujos de aprobación desde allí.
Y lo convertimos, poco a poco, en un sistema de gestión robusto.

El resultado: Se redujeron los errores en un 60%. Se mejoró la planificación de la producción. Y el equipo sentía que la solución era suya. Porque lo era.

🧠 Konekta2 y la lógica de la mejora desde adentro
En Konekta2 creemos que la transformación empieza desde donde ya funciona algo, no desde una hoja en blanco.

Aplicamos el método K2 precisamente para eso:

Detectar los sistemas informales que sostienen la operación.
Comprender por qué funcionan (o por qué sobreviven).
Mapear el conocimiento que no está documentado, pero que es clave.
Convertir ese conocimiento en herramientas, procesos o automatizaciones que respeten la cultura del equipo.

No llegamos a imponer. Llegamos a escuchar lo que ya está ocurriendo y a convertirlo en algo más escalable.

🚫 Lo que muchos líderes no quieren ver
Hay una arrogancia disfrazada en muchos procesos de innovación: “Esto que ustedes usan no sirve, vamos a traer algo nuevo”.

Pero lo que ese mensaje comunica es: “Tu experiencia no importa. Tus soluciones tampoco.”

Y entonces ocurre lo inevitable: La herramienta nueva se rechaza. La inversión se desperdicia. El equipo se resiste. Y todo vuelve al Excel… pero con más frustración.

La innovación no debe nacer desde el desprecio del caos, sino desde su comprensión.

🔁 Cómo transformar sin romper
Transformar no es destruir lo que hay. Es tomar lo que funciona, mejorarlo, conectarlo, automatizarlo, y hacerlo más confiable.

Para eso hay que saber mirar el desorden sin prejuicios. Ver valor donde otros ven fallas. Y entender que el talento ya está resolviendo problemas… solo que no con las herramientas que tú quisieras.

Pero si les das mejores herramientas basadas en su experiencia, ahí empieza la magia.

📈 De Excel informal a sistema de gestión
Este es un patrón que hemos visto repetirse en distintos sectores:

En logística, donde un Excel con 7 hojas era más preciso que el WMS.
En ventas, donde el verdadero pipeline se llevaba en una libreta.
En administración, donde los flujos de caja estaban mejor organizados en un archivo compartido que en el ERP.
En RRHH, donde la rotación de personal se predecía mejor con intuición que con estadísticas.

¿La solución? Documentar. Sistematizar. Automatizar. Pero sin borrar lo que ya funciona.

La mejor innovación no siempre luce sofisticada. A veces huele a café, suena a clics de teclado, y se guarda en una carpeta con nombre extraño.
Si tienes la humildad de mirar allí, si sabes preguntar antes de implantar, si escuchas a quienes están en el terreno…

Entonces ya estás innovando.

Porque la verdadera transformación no impone, acompaña. No borra lo que hay, lo resignifica. No parte del deber ser, sino del ser que ya existe.

Y cuando eso ocurre, el archivo “final_v2_ok(ahora sí)” deja de ser una reliquia… para convertirse en el primer paso hacia algo mejor.